ケアマネから理由書作成を頼まれたら？福祉用具専門相談員が取るべき対応

福祉用具専門相談員として仕事をしていると、ケアマネジャーから「理由書を作ってもらえますか？」と依頼されることがあります。

営業という立場で考えると、

「もちろんです！こちらで作成します！」

と、すぐに引き受けたくなるかもしれません。

実際、ケアマネジャーの負担を減らせるので、営業としては悪い対応ではありません。

ただ、私は理由書の対応こそ、相手によって変えた方がいいと考えています。

「理由書、書きます！」と前のめりになりすぎない

福祉用具専門相談員の中には、ケアマネジャーから頼まれていなくても、

「理由書ならこちらで作りますよ！」

と積極的に声をかける人もいると思います。

もちろん、それ自体が悪いわけではありません。

しかし、ケアマネジャーによっては、

「理由書はケアマネジャーが作成するもの」

という考えを持っている方もいます。

そのような方に対して、福祉用具専門相談員が必要以上に前のめりになってしまうと、

「こちらの仕事まで取ろうとしているのかな」

「結構法令を守らないことも平気でやってしまうタイプなのかな」

と悪く感じられてしまう可能性があります。

営業では「何でもやります」という姿勢が評価される場面もありますが、相手が求めていないことまで積極的に引き受けることが、必ずしも信頼につながるとは限りません。

私は「サポートできます」と伝えて、相手の出方を見る

私の場合、ケアマネジャーから明確に「書いてほしい」と言われていないのであれば、こちらから積極的に作成を申し出ることはあまりありません。

例えば、

「お忙しければ、こちらで作成のサポートもできますので、必要でしたらご相談ください」

くらいにとどめます。

これなら、

• ケアマネジャー自身で作成する
• 福祉用具専門相談員にサポートしてもらう

という選択肢を相手に渡せます。

あとは、ケアマネジャーの反応を見ます。

「じゃあお願いします」と言われれば、こちらで対応する。

「大丈夫です、自分で書きます」と言われれば、

「ありがとうございます。ご多忙のところ恐れ入りますがよろしくお願いします..!」

とお願いする。

私はこのくらいの距離感でいいと思っています。

ケアマネが書いてくれるなら、素直にお願いする

営業だからといって、何でも自分で抱え込む必要はありません。

ケアマネジャーが理由書を作成してくださるのであれば、素直にお願いすればいいと思います。

そして、完成したらできるだけ早く受け取る。

例えば、

「ありがとうございます。完成しましたら、こちらからすぐ受け取りに伺いますので、お声がけください」

と伝えておけば、相手の負担も減らせます。

こうした小さな対応の積み重ねが、営業では意外と大切です。

「理由書を書いてくれる業者」になることよりも、

「こちらの事情を理解して、必要なときにはすぐ動いてくれる業者」

と思ってもらう方が、長期的な関係では重要だと私は考えています。

「他社は全員書いている」と言われたら？

中には、

「他社の福祉用具屋さんはみんな書いてくれますよ？」

と言われるケースもあるかもしれません。

この場合、意地を張って「ケアマネジャーが書くべきです」と言い返す必要はありません。

私なら、必要であればこちらで作成します。

そのうえで、例えば、

「今回はこちらで作成いたします。ただ、自治体によって書類の確認方法や着眼点が異なる場合もありますので、可能であればケアマネジャーさんご自身で作成いただいた方が確実だと私は考えています」

くらいに伝えます。

大切なのは、相手を否定せず、自分の考えだけは伝えることです。

「他社はやっている」という言葉に対して、張り合う必要もありません。

必要な仕事なら、淡々と対応すればいいと思います。

「相手によって対応を変える」は営業として悪いことではない

営業というと、

「誰に対しても同じ対応をする」

ことが正しいように感じるかもしれません。

しかし、実際の営業では、ケアマネジャーによって仕事の進め方も、考え方も、求めているサポートも違います。

だから私は、理由書についても、

「全員に積極的に作成を申し出る」

でも、

「絶対にケアマネジャーに書いてもらう」

でもなく、

「相手を見ながら対応を変える」

ことが大切だと考えています。

福祉用具専門相談員に求められているのは、単純に「何でもやってくれる人」になることではありません。

ケアマネジャーが何を求めているのかを見極め、必要なときには手を出し、必要がなければ一歩引く。

この距離感を身につけることも、福祉用具営業の大切なスキルの一つだと思います。

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